갈라 디너 이벤트를 계획하는 방법: 궁극적인 체크리스트
파티 기획
나는 사람들이 주요 행사와 파티를 계획하고 준비하는 것을 돕는 것을 즐깁니다.
적절한 준비를 하면 모금 행사가 대성공을 거둘 수 있습니다.
Unsplash를 통한 Becky Fantham; 칸바
갈라 디너란?
갈라 디너 이벤트는 일반적으로 저녁 식사, 춤, 경매 또는 추첨을 특징으로 하는 성인용 준정식 파티입니다. 일반적으로 갈라는 기부자와 유권자에게 음식을 제공하고 접대를 제공하고 사회적 환경에서 조직을 위한 기금 마련을 목적으로 조직(종종 비영리)에서 조직합니다.
완벽한 세상에서 모금 행사나 갈라 디너 행사를 계획하는 것은 아주 쉬운 일입니다. 관대 한 후원자는 모든 음식, 엔터테인먼트 및 숙박 시설에 대한 비용을 지불하고 손님은 경매 항목에 입찰하고 기부금을 기꺼이 기부합니다. 불행히도 실제 세계에서 갈라 이벤트를 계획하려면 상당한 준비가 필요합니다. 완벽한 갈라 디너를 계획하려면 후원과 자원 봉사자를 찾고, 테마와 초대장을 만들고, 음식과 엔터테인먼트를 예약해야 합니다. 이러한 단계를 효과적으로 실행하면 놀라운 결과를 얻을 수 있습니다. 이 기사에서는 적절한 갈라 계획에 중요한 몇 가지 중요한 단계와 필수품에 대해 간략히 설명합니다.
12단계 갈라 계획 체크리스트
- 목적 개요
- 비용 분석
- 티켓 가격 설정
- 모금 방법 선택
- 후원 받기
- 장소 선택
- 테마가 무엇인지 결정
- 음식 및 음료 준비
- 초대장 디자인
- 활동 계획 및 엔터테인먼트 예약
- 당신의 장소를 장식
- 자원 봉사자를 구하십시오
1. 목적 개요
이벤트를 통해 달성하려는 목표를 아는 것은 귀하와 귀하의 팀이 그에 따라 계획하는 데 도움이 될 것입니다. 기금 마련 행사를 계획하는 데 드는 비용은 매우 높을 수 있으므로 귀하의 대의에 대한 지원을 수집하고 커뮤니티 내에서 관심을 불러일으키는 것이 중요합니다.
계획 프로세스의 첫 번째 단계는 조직의 목표를 설정하고, 모금 행사의 혜택을 받을 대상/대상을 결정하고, 게스트가 경매 입찰 및 기부를 통해 지원할 수 있는 것을 요약하는 것이어야 합니다.
장소와 엔터테인먼트를 예약하기 전에 이벤트의 목적을 간략하게 설명하고 예산을 짜야 합니다.
2. 비용 분석
계획 프로세스가 실제로 시작되기 전에 조직은 사용 가능한 시드 머니의 양을 결정해야 합니다. 갈라 기획 일정은 이벤트에 따라 다르지만 공통 비용에는 음식, 음료, 회장 대여, 광고, A/V 장비, 경매 품목 및 기타 비용이 포함됩니다.
지출한 금액과 수익을 내는 데 필요한 금액을 추적하는 것은 정확한 예산을 작성하기 위한 핵심 구성 요소입니다. 결국, 갈라의 목적은 돈을 모으는 것이지 사용하는 것이 아닙니다! 즉, 모금 행사를 계획하고 진행하려면 상당한 금액을 사전에 지출해야 합니다. 모든 일이 순조롭게 진행되면 비용을 충당하고 대의를 위한 새 자금이 많이 남게 됩니다.
3. 티켓 가격 설정
참석할 손님의 수를 결정했으면 각 티켓의 가격을 설정하십시오. 입장료를 결정할 때 행사 장소, 메뉴 및 비용을 모두 고려해야 합니다. 일반 티켓 외에도 이벤트 기간 동안 VIP 참석자에게 특별한 혜택을 제공하기 위해 더 높은 가격대에 제한된 수의 VIP 패스를 제공해야 합니다. 티켓 판매는 귀하의 대의를 위한 추가 기금을 모으는 좋은 방법입니다.
4. 모금 방법 선택
갈라 이벤트 계획은 주로 기금 마련을 중심으로 이루어지므로 다양한 기금 마련 방법을 고려하십시오. 조직의 후원자는 기꺼이 돈을 기부할 수 있지만 게스트가 참여할 수 있는 다른 활동을 구현하는 것도 유용합니다. 추가 기금을 모으는 방법에는 추첨 또는 자동 경매 개최, 다과 판매, 광고 기회 판매, 판매 분할 등이 있습니다. 지원 회사와 함께. 조직을 위한 기금을 마련하거나 갈라 디너를 지원하기 위해 가능한 한 많은 아이디어를 생각하십시오.
5. 후원 획득
귀하의 조직에 엄청난 양의 시드 머니가 없는 한 귀하의 이벤트에는 스폰서의 지원이 필요할 수 있습니다. 특정 사업체에 광고 및 기타 특전을 제공함으로써 필요한 물품을 저렴한 가격에 얻을 수 있습니다.
스폰서에게 연락하려면 기존 네트워크의 모든 부분을 사용하고 장기적인 비즈니스 관계를 형성하고 참여 조직과 공생해야 합니다. 현지 레스토랑은 이벤트를 개최하고 손님에게 음식과 음료를 제공할 수 있는 저렴하거나 무료인 장소를 제공할 수 있습니다. 또한 엔터테인먼트는 현지 연예인이 할인된 가격으로 공연하거나 후원자가 지불하는 더 큰 행위의 형태로 후원될 수 있습니다. 추첨이나 경매와 같은 일정을 계획하는 경우 후원자가 이벤트에 대한 상품을 기부할 수도 있습니다.
선택하는 장소는 초대하는 손님의 수, 테마, 선보일 엔터테인먼트 유형에 따라 달라야 합니다.
6. 장소 선택
장소는 계획 과정에서 큰 역할을 하므로 옵션을 철저히 조사하고 엔터테인먼트 및 식사 제공자를 포함하여 최대 참석자를 편안하게 수용할 수 있는 좋은 장소를 선택하는 것이 중요합니다.
환경은 세련되고 사람들이 자유롭게 사교할 수 있어야 합니다. 장소를 기부하는 경우 필요에 맞게 계획하는 데 약간의 시간이 걸릴 수 있으므로 장식하기 전에 조정해야 할 사항을 신중하게 고려하십시오. 장식은 손님이 입는 옷과 테마와 일치해야 합니다.
7. 테마가 무엇인지 결정
갈라 이벤트의 독창적인 테마는 하객들에게 독특한 분위기를 제공합니다. 브로드웨이, 중세, 가장 무도회, 크리스마스, 해상 또는 그 밖의 무엇이든 테마는 메뉴 선택, 장식, 계획된 활동 및 복장 규정을 지원하는 데 도움이 될 수 있습니다.
테마 이벤트를 계획할 때 장식, 센터피스 및 엔터테인먼트가 적절하게 맞는지 확인하는 것이 중요합니다. 어떤 경우에는 올바른 프레젠테이션을 위해 테마 이벤트에 익숙한 조직에 연락해야 할 수도 있습니다.
일부 참석자는 비건, 채식주의자, 글루텐 또는 유당 불내증 등이 될 수 있으므로 게스트에게 다양한 요리를 제공해야 합니다.
8. 음식과 음료 준비
주변을 둘러보고 다양한 케이터링 서비스, 레스토랑 및 기타 시설에 연락하여 손님을 수용할 수 있는지 확인하십시오. 캐쉬 바 또는 오픈 바를 원하는지 고려하고 채식 및 글루텐 프리 옵션이 있는 메뉴를 준비하십시오.
메뉴는 다양해야 하며 갈라 디너에서 제공할 것은 이벤트의 성격, 선택한 주제 및 조직의 예산에 따라 달라집니다. 또한 고객에게 특별한 인상을 주기 위해 음료 용기를 개인화하는 것도 고려할 수 있습니다.
9. 초대장 디자인하기
귀하의 초대장은 잠재 손님이 가장 먼저 보게 될 것이므로 기억에 남는 초대장을 만드는 것은 이벤트 계획의 중요한 단계입니다. 좋은 초대장을 만들려면 정확한 정보와 주의를 끄는 프레젠테이션이 필요합니다.
날짜, 시간, 장소 및 형식과 같은 정보와 이벤트의 혜택을 받을 사람, 선택한 주제 및 계획된 활동과 같은 중요한 세부 정보를 포함합니다. 그만큼 갈라 초대장 작성 기술 창의력을 발휘할 수 있지만 어조가 이벤트의 형식을 반영하는 것도 중요합니다.
10. 활동 계획 및 엔터테인먼트 예약
성공적인 갈라 디너를 계획하려면 적절한 오락과 기금 마련을 위한 활동을 예약해야 합니다. 지역 공연장에 연락하여 가능한 라이브 공연과 추첨 또는 자동 경매를 위해 기부할 수 있는 품목에 대해 문의하십시오. 귀하의 테마와 어울리고 손님이 매력적이고 적절하다고 느낄 수 있는 엔터테인먼트 형식을 찾으십시오.
11. 당신의 장소를 장식하십시오
갈라 디너를 준비하는 마지막 단계 중 하나는 장소를 장식하는 것입니다. 대담한 보색을 선택하고 선택한 테마에 맞게 장식하십시오. 독특한 센터피스, 예술 작품 및 소품을 사용하여 손님을 위한 시각적으로 멋진 환경을 만들고 이벤트에 축제 분위기를 더하십시오.
독특한 분위기를 연출하는 것이 중요하기 때문에 데코레이션에 대한 도움을 계약해야 할 수도 있습니다. 이벤트 플래너가 테마와 색 구성표에 따라 모든 모양과 크기의 장소를 장식할 수 있도록 다양한 회사가 존재합니다. 많은 사람들이 다양한 공통 이벤트 주제에 사용할 수 있는 템플릿과 자료를 가지고 있습니다.
12. 자원 봉사자 찾기
모든 것이 계획되면 이벤트를 설정하고 유지 관리하는 데 도움을 줄 사람을 찾아야 합니다. 조직 내외부의 네트워크와 자원을 사용하여 손님을 맞이하고, 자리에 앉히고, 음식을 제공하고, 저녁이 순조롭게 진행되도록 도와줄 자원 봉사자를 찾으십시오.
행운을 빕니다!
성공적인 갈라 디너는 조직에 대한 지원을 얻는 가장 좋은 방법 중 하나이지만 동시에 많은 계획과 준비가 필요합니다. 한 명의 손님이 도착하기 전에 모든 것이 정리되어 있는지 확인하면 저녁이 원활하게 흐르고 조직을 전문적인 조명으로 표현하는 데 도움이 됩니다. 모금 행사는 모든 비즈니스 또는 비영리 조직의 성장에 필수적이며 각 단계의 효과적인 관리는 기억에 남는 저녁의 열쇠입니다.
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